Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

Abubakar Aziz
Triftstr. 9
49090 Osnabrück
E-Mail: datenschutz@digitalgeselle.de

Ein Datenschutzbeauftragter ist gesetzlich nicht bestellt, da die Voraussetzungen des § 38 BDSG nicht vorliegen. Bei Fragen zum Datenschutz wende dich direkt an den oben genannten Verantwortlichen.

2. Grundsätze

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies zur Bereitstellung unseres Dienstes erforderlich ist. Hosting, Datenbank, Objektspeicher und Mailversand liegen in der Europäischen Union; einzige Ausnahme sind die KI-Funktionen, für die Daten in die USA übermittelt werden (siehe Abschnitt 8). Personenbezogene Daten werden nicht in Server-Logs geschrieben, Schriften und Assets sind selbst gehostet, und externe Zugangsdaten unserer Kundenbetriebe werden je Mandant verschlüsselt gespeichert.

3. Rechtsgrundlagen

Wir verarbeiten personenbezogene Daten auf Grundlage von:

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO — zur Erfüllung des Nutzungs-/Abovertrags,
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO — zur Erfüllung rechtlicher Pflichten,
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO — zur Wahrung berechtigter Interessen (z. B. Sicherheit und störungsfreier Betrieb),
• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO — soweit du eine Einwilligung erteilt hast.

4. Hosting und Server-Logfiles

Unser Dienst wird bei einem Anbieter in der EU (europe-west4) betrieben. Beim Aufruf erhebt der Server technisch notwendige Daten (z. B. Zeitpunkt der Anfrage, aufgerufene Ressource, Statuscode) zur Sicherstellung des Betriebs und der IT-Sicherheit (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Personenbezogene Daten werden in unseren Anwendungs-Logs nicht gespeichert.

5. Cookies

Wir setzen ausschließlich technisch notwendige Cookies ein, etwa zur Sitzungsverwaltung nach dem Login. Diese sind für den Betrieb erforderlich und bedürfen keiner Einwilligung. Tracking- oder Marketing-Cookies verwenden wir nicht.

6. Registrierung und Vertragsabwicklung

Für die Nutzung von DigitalGeselle legst du ein Konto an. Dabei verarbeiten wir Kontakt- und Stammdaten deines Betriebs sowie die im Rahmen der Nutzung entstehenden Fach- und Kontodaten (z. B. Angebote, Zeiterfassung, Baustellendoku, Termine). Grundlage ist die Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

7. Auftragsverarbeiter

Zur Erbringung unseres Dienstes setzen wir sorgfältig ausgewählte Dienstleister als Auftragsverarbeiter ein. Mit jedem besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO):

• Hosting (EU): Betrieb von Web, Worker, Datenbank und Warteschlange.
• Objektspeicher (EU): Speicherung von Fotos, Sprachnotizen, Dokumentation, Export-Dateien und PDFs, getrennt je Mandant.
• Stripe: Abwicklung unseres SaaS-Abos. Zahlungsdaten liegen bei Stripe, nicht bei uns.
• OpenAI (USA): KI-Funktionen — Kundenportal-Agent, Umwandlung von Sprachnotizen in Text (Transkription), Vektorisierung der Wissensbasis (Embeddings) und das Erkennen von Angebotspositionen aus Sprachnotizen. Mit Auftragsverarbeitungsvertrag; über die API übermittelte Daten werden nicht zum Training der Modelle verwendet. Zur Übermittlung in die USA siehe Abschnitt 8.
• Mailversand (EU): Versand von Transaktions- und Lifecycle-E-Mails.
• Lexware Office (lexoffice): führendes System für Rechnungen und Buchhaltung; Rechnungsbelege verbleiben dort.

8. Datenübermittlung in Drittländer (USA)

Für die KI-Funktionen setzen wir OpenAI ein. Dabei können personenbezogene Daten in die USA übermittelt und dort verarbeitet werden. Die USA sind ein Drittland ohne generelles Angemessenheitsniveau im Sinne der DSGVO.

Grundlage der Übermittlung sind die von der EU-Kommission erlassenen Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO) als Bestandteil des Auftragsverarbeitungsvertrags mit OpenAI, ergänzt um technische und organisatorische Maßnahmen (Verschlüsselung der Übertragung, Datenminimierung).

Trotz dieser Garantien kann nicht vollständig ausgeschlossen werden, dass US-Behörden auf Grundlage dortiger Gesetze auf Daten zugreifen und dass dir gegenüber Behörden in den USA nicht dieselben Rechtsschutzmöglichkeiten zustehen wie innerhalb der EU.

Welche Daten betroffen sind: übermittelt wird nur, was für die jeweilige Funktion nötig ist — der Text der Chat-Anfrage samt der freigegebenen Wissens-Ausschnitte, die Audiodatei einer Sprachnotiz bzw. deren Text, sowie bei der Angebotserstellung das Transkript und die Bezeichnungen deines Leistungskatalogs. Es werden keine vollständigen Datenbestände übertragen.

Ohne KI-Funktionen keine Übermittlung: Sind die KI-Funktionen nicht aktiviert, findet keine Übermittlung an OpenAI statt. Alle übrigen Verarbeitungen (Hosting, Datenbank, Objektspeicher, Mailversand) erfolgen in der EU.

9. KI-gestützte Funktionen

Im Kundenportal beantwortet ein KI-Agent Anfragen auf Basis der von deinem Betrieb freigegebenen Wissensbasis. Die Inhalte werden pro Kunde gefiltert. Ergänzend werden Sprachnotizen in Text umgewandelt und daraus Angebotsentwürfe vorgeschlagen.

KI-generierte Inhalte verlassen den Betrieb nie ohne ausdrückliche Freigabe: Angebote, Rechnungsentwürfe und Eskalationen werden dir zur Prüfung vorgelegt. Über die API übermittelte Daten werden nicht zum Training der Modelle verwendet.

10. Speicherdauer, Löschung und Export

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für die genannten Zwecke oder aufgrund gesetzlicher Aufbewahrungsfristen erforderlich ist. Du kannst deine Daten jederzeit vollständig exportieren. Bei Kündigung und Löschung deines Mandanten werden unsere Kopien vernichtet; Rechnungsbelege in Lexware Office sowie Daten bei Zahlungsdienstleistern unterliegen deren eigenen Aufbewahrungspflichten.

11. Deine Rechte

Dir stehen nach der DSGVO folgende Rechte zu:

• Auskunft (Art. 15 DSGVO),
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO),
• Löschung (Art. 17 DSGVO),
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO),
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO),
• Widerspruch (Art. 21 DSGVO) sowie
• Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).

Zur Ausübung genügt eine Nachricht an datenschutz@digitalgeselle.de.

12. Beschwerderecht

Unbeschadet anderer Rechtsbehelfe steht dir ein Beschwerderecht bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu, insbesondere in dem Mitgliedstaat deines Aufenthaltsorts oder des mutmaßlichen Verstoßes.

13. Datensicherheit

Die Übertragung erfolgt verschlüsselt (TLS). Der Zugriff auf Mandantendaten ist technisch isoliert (Row-Level-Security); jeder Datenzugriff ist an den verifizierten Mandanten-Kontext gebunden.

14. Änderungen dieser Erklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, sobald sich die Verarbeitung oder die Rechtslage ändert. Es gilt die jeweils auf dieser Seite veröffentlichte Fassung.

Hinweis: Dieser Text ist eine Standardvorlage. Ergänze deine Anbieterdaten (blau markierte Platzhalter) und lass die Erklärung vor dem Livegang anwaltlich prüfen.